До уваги підприємств, установ і організацій, які реорганізуються, або ліквідуються та передають документи з особового складу на дострокове зберігання до Трудового архівного відділення при архівному відділі Жовтоводської міської ради
Згідно з «Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підрозділів, установ і організацій», затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року № 16 п.2.8. установлені граничні строки тимчасового зберігання документів з особового складу - 75 років.
Документи формуються у справи. Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).
Справи з особового складу формуються з:
- наказів з особового складу;
- списків особового складу;
- карток з обліку особового складу;
- особових справ;
- особових рахунків із заробітної плати;
- трудових книжок (незатребованих);
- актів про нещасні випадки;
- документів атестаційних та кваліфікаційних комісій.
Оформлення справи передбачає нумерацію аркушів у справі. Аркуші нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м'яким олівцем. Застосування чорнила, пасти для нумерації аркушів забороняється.
Внутрішній опис документів складається до деяких категорій справ на окремому аркуші за формою, що містять відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ. Внутрішній опис підписується його укладачем та підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.
Засвідчувальний напис справи складається з метою обліку кількості аркушів у справі на окремому аркуші, що вміщується наприкінці справи.
У засвідчувальному написі зазначаються цифрами і літерами кількість аркушів у справі та підписується особою, яка його склала.
Справи з особового складу оправляються в тверду обкладинку.
Під час підшивання документів справи не дозволяються торкатися їх тексту.
На обкладинках справ проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. У разі зміни найменування установи упродовж періоду, що охоплює документи справи, на обкладинці справи зазначається нове найменування установи, а попереднє береться в дужки.
Написи на обкладинках справ робляться чітко чорним чорнилом або пастою.
Особові справи (особові картки) вносяться в опис за роком звільнення посадової особи і систематизується за абеткою прізвищ звільнених громадян.
Особові рахунки працівників установи, відомості нарахування заробітної плати систематизуються в межах року в алфавітному порядку за прізвищами або щомісячно.
Порядок передавання документів установи після її реорганізації або ліквідації передбачається в наказі, іншому розпорядчому акті або рішенні про реорганізацію чи ліквідацію.
Передавання документів установи, що ліквідується, входить до обов'язків комісії, створеної для передавання справ. В.М.СКОТАРЕНКО,
інспектор Трудового архівного відділення при архівному відділі Жовтоводської міської ради.
|
